エクセルの活用
 2009.12.21 2010.01.12 6.25 一部修正追加
切り抜き資料を整理して目次をつけました


 最近、趣味の切り抜き資料を整理すると1300枚ほどになりました。エクセルで目次を作成し、ハイパーリンクを設定して目次から文書を読み出すようにしました。
これでマイコンピューターやエクスプローラーから、ファイル名で探さなくても良くなりました。
(下段に作成手順)

 




 新聞の切り抜きを30年ほど前からしていましたが、5年から10年ほど経過すると、新聞の紙も黄色に変色し、さらに古くなると触れると破れるようになってしまい、順次廃棄してきました。
よく見返す記事ほど早く痛むことになります。現在では紙の切り抜き資料は保存していません。

コンピューターを手に入れてからは、最近10年分ほどは、内部のハードディスクに保存するようになり、「変色、廃棄」が無くなり、 役立っています。それ以前のものは、新聞社の有料データーベースに有るということで、手持ちをあきらめています。もっとも有料の記事は購入する事なく、あやふやな記憶に頼っているところです。

はじめのワープロのころは、記事内容をメモしたり、全文タイプしたりしていました。ワープロ付属のスキャナーでも読み取りましたが、正字の変換率は8割くらいでした。8割程度では修正が多く、 さほど長くない文章では全文タイプと総作業時間はかわりませんでした。

コンピューターに替わりそのスキャナーを使うようになると、記事を読み取り、文字データーにソフトが変換して、変換率はかなり高く、以前のように全文タイプする必要も無くなりました。

資料はもちろん私の「趣味」や、仕事の傾向に沿ったもので、教育支援、保育園関係 331枚、政治経済関係 407枚、生活一般関係 283枚、科学一般関係 169枚、コンピューター関係 81枚、宗教一般 34枚などとなりました。
ほぼ12・3年分なので、1年間に100枚、3・4日に1枚の追加となるようです。
これは現在もほぼ同じペースです。

新しいものも順次、目次に追加して、すぐに本文の表示、印刷ができるようになり、使い勝手が良くなりました。目次も画面繰りは必要ですが、全部のファイル名を一覧できるようになりました。
 


顛末と手順

以前は、web(htm,html)ファイルで、インデックスファイルを作成し、記事もweb(htm,html)ファイルに変換しました。インデックスファイルからハイパーリンクを設定して、開くようにしていました。
これで手持ちの半分ほどを、ホームページで見られるようにしていましたが削除しました。

エクセル2002を起動して、フォルダ内の記事ファイルを、セルにハイパーリンクで設定して見ました。これで、ワード文書、テキスト文書が開きます。愛用のパワー書院文書は、開くかどうかの確認メッセージが出てOKで開きます。PDFファイルと画像ファイルは、開けないとなります。web(htm)ファイルに変換しておくと開けました。
(注)

そこで、全部の記事をこのエクセルに目次の一覧を作成して開くことにしました。しかし、ようやく10枚ほど設定してみると、まだ残りが千枚以上あることにきづきました。全部設定するには途方もない時間がかかりそうで、やめるべきかとも考えました。あきらめずに続けるには、作成のために少ない手間と時間で簡単な方法を見つけないといけないことに気が付きました。

もっとも手間のかかることは、ハイパーリンクの設定ウインドウで、ファイルのアドレスの確認作業です。これを楽にする方法を考えることにしました。

 

  (注)
  (追加挿入 2010.06.25
  このエクセルファイルを、エクセルの目次と同じルートに、
  webファイルで保存して、こちらから開くとPDFファイルと
  画像ファイルも見ることができました)



1、まずファイル名の確認をします。
日付と内容が分かるタイトル名にします。これは日付の数字が全角のものを半角に統一するくらいですみました。おおかたは次のようになっています。(全角と半角が混じるとファイルが日付順とならないので)

「2009.07.19.脳死臓器移植法改正論議と宗教」
「2002.03.01.育児の常識いまむかし」       など。

2、ファイル名をエクセルに転記する。
この作業と、ハイパーリンクの設定ウインドウの作業とで、文字入力と漢字変換などを手でしないことが時間短縮となり、あきらめないで進めることができます。

ネットから、ファイル名を文字列として取り込むプログラムが有るはずと、探して見ました。
Filistry ver1.36 と言うソフトが、エクセル形式に出力できました。

フォルダ内の記事の全ファイル名を一括して読み込み、1セルに1ファイル名として取りこめます。

これで、フォルダの内容をエクセルで一覧できることになります。
(私の場合はショートカットランチャーで一覧できますので、ここまでの表としては不要です。後述)

このとき、Filistryのエクセルのセルの設定条件を引き継がないために、文字データーのみを新規のエクセルに張り付けます。これで5分野、6フォルダのファイル名を1列ずつ、6列に張り付けます。ToClipを利用します、後述。

これはごく短時間、数分でできました。

3、ハイパーリンクの設定
ファイル名のあるセルで、右クリックをしてハイパーリンクの設定をします。
マクロで連続設定を試みましたが、うまくいきませんでした、VBAはまだできませんので、一つずつ設定することになります。、ハイパーリンクの設定ウインドウの下の方に、アドレスを記入または、ハイパーリンクの設定ウインドウの中で、エクスプローラーを昇ったり下ったりして、たどり、確定します。これも数が多いと画面繰りもめんどうです。

アドレスの作成

アドレスは大体次のように、「切り抜き資料」フォルダのなかに、「科学関係」フォルダの中の、「一般」フォルダのなかの、「ファイル名(拡張子付き)」のようになります。

科学関係/一般/2007.04.24.米、衛星破壊事前に察知.swd

すべてのファイルのアドレスを事前作成します。
目次のエクセルファイルは、「切り抜き資料」フォルダの中に置きます、「科学関係」フォルダや、他の「〜関係」フォルダと同じ位置(ルート)になります。

例として

セル A1に 「.swd(ここでは、パワー書院の拡張子)」  B1に 「科学関係/一般/」  C1に 「=CONCATENATE(B1,D1,A1)」 を 入力し、D1に 「(ファイル名)」 を 置きます。私の場合、ファイルの種類が多種でしたので、いったん拡張子を削除したため、再度拡張子を付け調整しました。

この時点で C1セルに「科学関係/一般/2007.04.24.米、衛星破壊事前に察知.swd」が表示されます。

ABCセルを選択して、D列のファイル名の最下行までオートフィルを実行します。C列にアドレスすべてが設定されました。

テキスト(ワード)ファイルで保存してある場合は、より簡単で、
  科学関係/一般/2007.04.24.米、衛星破壊事前に察知.txt(doc) と、なり

セル A1に  「科学関係/一般/」  B1に 「=CONCATENATE(A1,C1,)」 を 入力し、C1に 「(ファイル名)」 を 置きます。この時点で B1セルに「科学関係/一般/2007.04.24.米、衛星破壊事前に察知.txt(doc)」が表示されます。

ABセルを選択して、C列のファイル名の最下行までオートフィルを実行します。C列にアドレスすべてが設定されました。



ハイパーリンクの設定

このとき、コピー張り付けソフトの ToClip for Windows Ver.1.98  を使います。とても便利なので、私はスタートアップ起動で、常用しています。ToClip のホップアップを右下に設定して、保存数を50個できる内、この作業のために10個くらいにしておきます。

C1セルを右クリック、コピーを選択、
D1セルを右クリック、ハイパーリンクの設定を選択、ハイパーリンクの設定ウインドウが起動、
カーソルを右下隅に移動して、ToClipを起動、一番上のコピーされた文字列をクリック、アドレス欄に自動で入力されるので、設定ウインドウのOKかエンターキーでリンク設定が完了。

以下1300回繰り返して完了です。少しずつ小分けにして、暇を見て、1カ月程でできました。
新規追加分が三つほどたまると追加していきます。 
 


参考ソフト

コピー張り付けソフトの ToClip for Windows Ver.1.98

ファイル名を文字列として取り込む Filistry ver1.36 

ショートカットランチャー   NCW 220

NCWでは、フォルダのショートカットをランチャーに置くと、アイコンにカーソルを乗せると中のファイル、フォルダが一覧できます。